Beneficios de Estandarizar la Gestión de Compras

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Cumplimiento de Plazos y Trazabilidad a lo largo de todo el Proceso

Llevar un control exhaustivo de la gestión de compras es fundamental para cualquier organización, por eso, es muy importante definir un proceso para optimizar tiempos y obtener trazabilidad desde que un operario genera el pedido, hasta que se recibe la mercadería conforme a los requerimientos solicitados. Les recomendamos una serie de pasos para llevar a cabo este proceso

Pedido de Insumos

Debe estar instrumentado de tal manera que cualquier operador pueda realizar un pedido y registrar la fecha, detalle del insumo (que debe estar codificado), un proveedor sugerido, y fundamentalmente, la fecha en la que debería ser la entrega para que se pueda evaluar la criticidad de dicho pedido

Presupuestación

Se puede establecer como método, sobre todo si se trata de una compra de gran volumen, pedir por lo menos 3 presupuestos, que deberían quedar registrados en el proceso con la cotización de cada uno y por qué se eligió a determinado proveedor (precio, calidad del producto, calidad de servicio, etc.). De esta manera, si necesitamos auditar el departamento de compras, podernos encontrar todos los presupuestos en un solo lugar.

Armado de Orden de Compra

Una vez que se elige el proveedor, se procede a generar una orden de compra con los datos proporcionados por el pedido, en el que se pueden corregir las cantidades o suplantar un insumo por otro en caso de que no exista. Es importante que, si esa orden de compra excede determinado monto, sea autorizada por alguien que este en un cargo superior o este en la parte financiera para que evalúe si es posible realizar dicha compra. Una vez que la orden de compra está autorizada, se la envía al proveedor con una fecha de cumplimiento.

Recepción de Insumos

Una vez enviada la orden de compra, desde la recepción se debe realizar un control cruzado entre los materiales comprados y los materiales recibidos, antes de realizar la entrega al pañol.

Trazabilidad a Través de Todo el Proceso.

Es importante generar un sistema de alarmas y comunicación interna para que todo el sistema funcione de manera armónica, por ejemplo, se puede generar una alarma a la persona encargada de realizar las compras con los pedidos pendientes, o se puede configurar para que en cada instancia el sistema le avise vía mail a los responsables involucrados. Además, al tener un registro de todo el proceso, se obtiene trazabilidad desde que se realiza el pedido hasta que se recibe la mercadería solicitada.

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